עבודה על המייל (דואר אלקטרוני) יכולה לגזול חלק נכבד מזמן העבודה. בגלל שזהו כלי שמהווה מרכיב מרכזי בעבודה, מומלץ להשקיע מחשבה ולראות איך אפשר לצמצם את כמות הזמן שהוא גוזל מאיתנו. רשימת ההמלצות המובאת כאן נאספה ממקורות רבים ועובדה על-ידי סטודנטים מהתכנית למנהלים במרכז האקדמי רופין, במסגרת הקורס לחץ והתמודדות. בחרו מתוכה את ההמלצות המתאימות לכם.
ברמת הארגון
1. שכנעו אנשים להמעיט ב-CC ולהפסיק להשתמש ב"השב לכולם".
2. קבעו מדיניות לכתיבת מיילים תמציתיים וחיוניים בלבד.
3. קבעו זמנים בהם לא יישלחו מיילים (ערבים וסופי שבוע). אפשר להשתמש באופציות תזמון למשלוח מאוחר.
4. מצאו דרכים טכנולוגיות יעילות יותר לתקשורת בתוך הארגון (למשל: dropbox, slack במקום העברת קבצים במייל, trello, dapulse, או asana לניהול משימות ארגוניות במקום שליחת מייל עם משימה).
הכנות כלליות
מניעת הסחות דעת
5. בטלו את ההתרעות על כניסת מייל חדש.
6. עשו unsubscribe לכמה שיותר שולחים.
7. מצאו טכנולוגיות שימנעו מכם לבדוק את המייל לעתים קרובות, ועדכנו את אנשי הקשר שלכם לגבי המדיניות החדשה שלכם.
8. בטלפון, הכניסו את המייל שלכם לתיקייה הדורשת כמה הקלקות.
9. באייפון נצלו את התכנה filtr של דן אריאלי, שתארגן מתי תקבלו מיילים עם אפשרויות מתקדמות. אפשר לנסות גם את Daminbox (בשלבי ביתא).
10. אפשר גם לחסום את הגישה למייל בזמנים מסויימים, כפי שחוסמים גישה לכל אתר, למשל עם StayFocusd או Cold Turkey.
11. אתם לא בטוחים שאתם צריכים למנוע הסחות דעת? השתמשו בתוכנת gmailmeter כדי לקבל דוח על הרגלי השימוש שלכם, ובדקו כמה זמן הולך לכם על מיילים מיותרים.
ארגון
12. הכינו תיקיות חכמות עם פילטרים לתיוק אוטומטי והשתמשו באפשרויות המובנות בג'ימייל.
קריאת מייל
תזמון
בניגוד למה שחושבים רבים, מולטיטסקינג (ביצוע מספר מטלות במקביל) אינו נוהג יעיל. בכל פעם שאנחנו פונים למשימה חדשה, המוח שלנו צריך להסתגל אליה, ודבר זה לוקח זמן. לכן, מומלץ שלא לענות למיילים באופן שוטף במהלך היום, אלא לקבוע זמנים ייעודיים לכך.
13. קבעו לכם פרקי זמן רציפים במהלך העבודה בהם אתם לא פותחים מיילים.
14. קבעו לכם פרקי זמן רציפים בהם אתם כן פותחים מיילים. בזמנים אלה, אל תעשו דברים אחרים. (אפשר לבחור זמן בהתאם למידע מ-gmailmeter).
לטיפול מהיר
אתרו את המיילים שלא דורשים מכם הרבה זמן וטפלו בהם בזריזות:
15. מחקו כמה שיותר מיילים מבלי לקרוא אותם, או אחסנו אותם למידע לעתיד.
16. השתמשו במערכת תיוגים שתקל על חיפושים בעתיד.
17. העדיפו את המיילים בהם אתם לא רשומים כ CC
18. העבירו חלק מהמיילים ישירות לטיפול של אדם אחר. אפשר לתייג בתיקייה ייעודית כדי לבדוק ביצוע בהמשך.
19. אם אפשר לבצע את המשימה בפחות מ-5 דקות – בצעו אותה. לא מצליחים? התאמנו בעזרת email game.
לטיפול ארוך
20. למענה ארוך יותר יש כמה אפשרויות:
21. הוסיפו לרשימת המטלות שלכם או ליומן.
22. הכניסו לתיקייה לטיפול: טיפול קצר טווח / טיפול ארוך טווח.
23. השתמשו באופציה של snooze וההודעה תחזור לinbox שלכם בזמן שביקשתם. מובנה באפליקציה Gmail, למחשב אפשר להתקין streak.
כתיבת מייל
הודעות קצרות
24. אם אפשר, הסתפקו בכותרת בלבד ורשמו בתחילתה N/T (ללא טקסט)
25. כתבו מיילים קצרים, רצוי פחות מ-5 משפטים.
26. יחד עם זאת, שמרו על טון חיובי מכיוון שטקסט במייל נתפס פחות חיובי מטקסט בשיחה.
הודעות יעילות
27. תכתבו רק את האנשים הרלוונטיים
28. אל תעשו "השב לכולם" אם זה לא הכרחי
29. אם לא נדרשת תגובה מצד הנמענים, רשמו בתחילת הכותרת No reply necessary (NRN)
30. אם אתם מגיבים למייל קודם עשו זאת בשרשור והוסיפו את התשובות שלכם בתוך הטקסט הקודם.
31. לכל משימה קבעו אחראי אחד באופן ברור
32. ודאו שבסוף המייל יש פרטי תקשורת מלאים
34. לקביעת פגישה אל תשאלו שאלות פתוחות, אלא שלחו את הזמן שנוח לכם עם עוד כמה אפשרויות
אפליקציות
35. לקביעת פגישה אפשר להיעזר ב-doodle או ב-boomerang calender.
36. כותבים הרבה באנגלית? אולי שווה לכם להשקיע ב-Grammarly המתקן שגיאות בכל מה שתכתבו ברשת, word או outlook.
37. אפשר לתזמן את מועד המשלוח ב-outlook או באפליקציות כמו gmelius או IFTTT. ישנה היענות גבוהה יותר למיילים שנשלחים מחוץ לשעות העבודה.
לקריאה נוספת
Arieli, D. (2017). Email notifications.
Casalena, A. (2016). How to achieve Inbox Zero. Fortune.
Khan, H. (2014). Zero Inbox Thirty – brutal tactics for eliminating email. prsuit.
Knoll, T. (2015). I banned email at my company. prsuit.
Oliver, S. (2014). Turn off email notifications. Prsuit.
Pinsker, J. (2017). A behavioral economist tries to fix email. The Atlantic
Rowse, D. (2008). How batch processing made me 10 times more productive. ProBlogger.
Wagstaff, K. (2016). Forget Inbox Zero: How one man conquered his email and improved his life. Forbes.