האצלת סמכויות הנעשית בצורה לא מקצועית עלולה לגרום לבזבוז זמן ולנזקים. לפניכם מדריך מפורט הכולל המלצות לביצוע האצלת סמכויות. לא כל ההמלצות מתאימות לכל מצב, ואפשר כמובן להשתמש גם בחלקים. המדריך נכתב יחד עם סטודנטים בתכנית למנהלים, שהשתתפו בקורס לחץ והתמודדות במרכז האקדמי רופין.
1. שלב ההערכה
האם להאציל?
העריכו את עומס העבודה שלכם. חשבו האם יהיה נכון להאציל את המשימה? האצלת סמכויות מתאימה במיוחד למשימות ברמת קושי קלה-בינונית הדורשות זמן רב.
למי להאציל?
כדי לבחור את העובדת המתאימה לביצוע המשימה, שקלו את הגורמים הבאים:
> חלוקת עומס: מה רמת העומס של העובדת? האם חלוקת העומס בין העובדים כרגע היא הוגנת?
> התאמה: האם המשימה מתאימה לכישוריה? האם אפשר לסמוך עליה?
> מוטיבציה: האם המשימה תאפשר לה צמיחה מקצועית? האם היא מתעניינת בתחום זה? מה יצא לה מביצוע משימה זו?
2. שלב התכנון
שאלות הכנה
לפני שאתם נפגשים עם העובדת, חשבו על השאלות הבאות:
> איך כדאי לפנות אל העובדת?
> מהי מטרת המשימה?
> לאילו משאבים היא תזדקק כדי לבצע את המשימה בהצלחה?
> איזו תמיכה היא תצטרך ממני?
> מהו תאריך היעד?
> איך אני רוצה להתעדכן לגבי ההתקדמות?
אוטונומיה
ניתן להאציל סמכויות ברמות אוטונומיה שונות. כל בחירה היא לגיטימית, אך חשוב לבצע בחירה מודעת ולתאם ציפיות בנושא זה. לכן, לפני שאתם נפגשים עם העובדת, החליטו מה רמת האוטונומיה אותה תרצו להעניק לה (בסדר עולה):
א. היא רק אוספת מידע ומעבירה אלי לביצוע
ב. היא בוחנת את האופציות ורושמת יתרונות וחסרונות ומעבירה אלי להחלטה וביצוע
ג. היא בוחנת את האופציות, מקבלת החלטה וממליצה לי על תכנית פעולה
ד. היא בוחנת את האופציות ומקבלת החלטה. לאחר אישור ממני היא מבצעת.
ה. היא מעדכנת אותי לגבי תוכניותיה ויכולה לפעול אלא אם כן אטיל וטו.
ו. היא פועלת ומעדכנת אותי לאחר מעשה לגבי הפעולה והתוצאה.
ז. היא פועלת ומעדכנת אותי רק אם הפעולה לא הצליחה.
ח. אוטונומיה מלאה, פועלת ואינה צריכה לדווח לי.
בהתאם לרמת האוטונומיה שבחרתם, תכננו את הסמכויות שתתנו לעובדת.
3. שלב המסירה (העברת המשימה)
באופן אידאלי, קיימו שתי פגישות להעברת המשימה. בראשונה תוכלו להציג את המשימה ובשניה תוכלו להעביר אותה באופן ברור. אם המשימה אינה מורכבת או קשה, אפשר גם לקיים רק פגישה אחת.
פגישה ראשונה
> הבהירו לעובדת מהי המשימה
> הסבירו את חשיבותה
> הסבירו למה בחרתם בעובדת, החמיאו על פעילות בעבר והדגישו את היתרונות עבורה
> בדקו מה רמת העומס שלה ואיך ניתן יהיה לסייע לה בכך
> הזמינו אותה להעלות הצעות ורעיונות
> קבעו זמן בו היא תודיע לכם אם היא מוכנה לבצע את המטלה
פגישה שנייה
> העבירו את המשימה באופן רשמי וברור, רצוי בכתב
> הסבירו לעובדת איך המשימה שלה קשורה לתמונה הרחבה בארגון
> הבהירו מה רמת האוטונומיה שהעובדת תקבל, ואילו סמכויות. הבהירו אילו עדכונים תרצו לקבל.
> התייחסו ללוחות זמנים, משאבים, ולתמיכה שתוכלו לתת
> וודאו שהעובדת אכן הבינה
בתום הפגישה עדכנו את העובדים הרלוונטיים באשר למשימה ולסמכויות החדשות של העובדת ובקשו את שיתוף הפעולה שלהם.
4. שלב התמיכה (במהלך ביצוע המשימה)
במהלך ביצוע המשימה חשוב להיפגש עם העובדת ולוודא שהמשימה מתקדמת כרצוי. בקשו ממנה עדכון ובדקו מה הולך טוב ומהם האתגרים הקיימים. הכינו רשימה של כל האתגרים ונתחו אותם בדרכים הבאות:
> החליטו אילו צעדים ניתן לנקוט כדי להתמודד עם כל אחד מהאתגרים
> חשבו אם ישנן סיבות נסתרות המשפיעות על ביצוע המשימה (פוליטיקה פנימית, חוסר אמון וכד')
> בקשו מהעובדת תכנית פעולה מפורטת להמשך העבודה העונה על שאלות מסוג מה, מי ומתי
> שקלו אם כדאי שהעובדת תעשה האצלת סמכויות לעובד נוסף
> הימנעו מ-micromanagement (קבלת החלטות שלכם גם לגבי פרטים קטנים)
> החמיאו לעובדת על עבודתה עד כה ותנו חיזוקים
5. שלב הסיכום (עם סיום הביצוע)
לאחר סיום המשימה, כדאי להיפגש ולסכם את תהליך העבודה.
> בקשו מהעובדת לסכם את התהליך
> החמיאו על מה שניתן להחמיא
> התייחסו לרווח שהיה לדעתכם לעובדת מביצוע המשימה
> הפיקו יחד לקחים לקראת משימות עתידיות
> שקלו את האפשרות להחמיא לעובדת בציבור
לקריאה נוספת
Andreatta, B. (2013). Delegating tasks to your team. Lynda online courses.